SEKRETARIS DAN MANAJEMEN WAKTU
Tuesday, March 1, 2016
0
komentar
MAKALAH
KESEKRETARIATAN
Tentang :
SEKRETARIS DAN
MANAJEMEN WAKTU
Disusun Oleh
:
KELOMPOK 2
AZILA NIM:
5103151070
DESI ROZIANA NIM:
5103151093
MUSTAFA KAMAL NIM:
5103151078
ELSA NOVITA SARI NIM:
5103151082
REGA TRILO RENZA NIM:
5103151066
ADMINISTRASI BISNIS IIC
DOSEN PENGAMPU:
SUPRIATI, S.ST.,
M.Si
POLITEKNIK NEGERI BENGKALIS
2015/2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan
kehadirat Tuhan YME atas segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat
menyelesaikan Tugas Makalah ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh
nilai dalam mata kuliah Kesekretariatan ini.
Kami sadar bahwa
sepenuhnya dalam penyusunan tugas makalah dengan judul Sekretaris dan Manajemen
Waktu ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, untuk itu dengan segala
kerendahan hati kami pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Ibu Supriati selaku
dosen mata kuliah ini yang telah membimbing kami untuk menyelesaikan tugas
makalah ini .
Dengan segala keterbatasan yang ada
kami menyadari bahwa penulisan tugas makalah ini belum sempurna dan masih
banyak kekurangan, tetapi dibalik segala kekurangan yang ada kami berharap
makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua khususnya kelompok kami. Terima kasih.
Bengkalis, 18 Februari 2016
Kelompok
II
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL
KATA PENGANTAR ............................................................................................................... i
DAFTAR ISI ............................................................................................................................ ii
BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................................................... 1
A.
Latar
Belakang ................................................................................................. 1
B.
Rumusan Masalah ............................................................................................ 1
C.
Tujuan Penulisan............................................................................................... 1
BAB 2 PEMBAHASAN ................................................................................................... 2
A.
Pengertian
Sekretaris ....................................................................................... 2
B.
Peranan Sekretaris
............................................................................................ 2
C.
Jenis-Jenis Jabatan Sekretaris ........................................................................... 3
D.
Tugas dan Tanggungjawab Sekretaris ............................................................. 3
E.
Keterampilan yang Sangat Penting bagi Sekretaris ......................................... 5
F.
Keprofesionalan Sekretaris .............................................................................. 5
G.
Syarat – Syarat Sekretaris yang Baik ............................................................... 6
H.
Faktor-Faktor Penghambat Seorang Sekretaris Diera Globalisasi ................... 6
I.
Cara Menghadapi Tantangan Global Bagi Sekretaris ...................................... 6
J.
Manajemen ....................................................................................................... 7
K.
Manajemen Waktu ........................................................................................ .. 8
L.
Upaya Mengelola Waktu yang Baik Bagi Sekretaris ....................................... 9
M.
Manajemen Waktu Menunjang Pekerjaan Sekretaris ..................................... 10
BAB 3 PENUTUP
........................................................................................................... 12
A.
Kesimpulan .................................................................................................... 12
B.
Penutup .......................................................................................................... 12
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Sejak zaman
kuno telah ada suatu jabatan juru tulis , yaitu seseorang yang pandai menulis dan tulisannya bagus, untuk mencatat
wewenang atau perintah dari seseorang raja kepada rakyatnya. Pada zaman modern
seperti sekarang ini dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu
perusahaan , intansi, atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang
dibebani dengan tugas surat menyurat, penyimpanan dokumen-dokumen , atau
disebut sebagai sekretaris.
Kadang-kadang
juga disebut sebagai sekretaris pribadi(private secretary) apabila dia
menyelenggarakan surat-menyurat secara pribadi atau rahasia dari pimpianannya.
Pimpinan itu adalah pejabat yang resmi dari suatu perusahaan, instalasi
pemerintah, atau sesuatu organisasi lainnya adapun sekretaris pribadi yang bersangkutan adalah pegawai yang resmi
pula dari organisasi itu,bukan pegawai pribadi dari pejabat pimpinan itu sebagai perorangan.
Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan
sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manager.Para manager dalam memanfaatkan
waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan
itu, dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya.Kondisi
demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang
lebih handal dan professional. Sebagai kosekuensi logis sekretaris pun akan
menghadapi tantangan yang tidak ringan. Era globalisasi informasi dan kemajuan
ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang-oranag yang menggeluti profesi
sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan.
B. Rumusan
Masalah
1.
Apa definisi sekretaris.
2.
Apa saja tugas-tugas, dan peranan sekretaris.
3.
Apa saja keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang
sekretaris.
C.
Tujuan Penulisan
Tujuan yang
ingin dicapai dalam pembuatan makalah ini adalah:
1.
Untuk mengetahui apa itu sekretaris,
2.
Untuk mengetahui peranan dan tugas-tugas seorang
sekretaris,
3.
Untuk mengetaui apa saja keterampilan yang dibutuhkan
oleh sekretaris
4.
Untuk memenuhi tugas yang telah diberikan oleh dosen
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Sekretaris
Sekretaris berasal dari bahasa latin : Secretum yang artinya Rahasia. Sekretaris berasal dari bahasa inggris : Secret yang artinya Rahasia. Berarti sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan
rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya. Beberapa Definisi lain mengenai Sekretaris :
1. Professional Secretaries International (PSI)
Seorang sekretaris adalah asisten pimpinan yang meiliki keahlian
mengurus kantor, menapilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan
atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan
sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
2.
Betty
Hutchinson dan Carol Milano
Seorang sekretaris adalah seorang professional
yang menampilkan anek macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh
kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
3.
M. Braum dan
Ramon
Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang
kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat,
menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya
yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang
berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban
lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
4. Drs. Ig. Wursanto
Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas
membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya. Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur
segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan
pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi,
pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau
perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
B. Peranan
sekretaris
Pada mulanya sekretaris adalah seorang pejabat yang
memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk mengurus hal-hal dan menyimpan
surat-surat yang bersifat rahasia.
Sehingga pengertian sekretaris pada saat ini lebih bersifat ketatausahaan umum. Dan pada saat ini pula ada sekretaris yang memimpin unit oraganisasi besar baik pemeritah maupun di bidang kemasyarakatan. Peranan sekretaris ada 2 macam antara lain sebagai berikut :
Sehingga pengertian sekretaris pada saat ini lebih bersifat ketatausahaan umum. Dan pada saat ini pula ada sekretaris yang memimpin unit oraganisasi besar baik pemeritah maupun di bidang kemasyarakatan. Peranan sekretaris ada 2 macam antara lain sebagai berikut :
1. Terhadap atasan :
a) Sumber dan
filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung
jawab.
b) Assiten/tangan
kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative
sampai human relations.
c) Perantara
bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
d) Alternatif
pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
e) Secret
Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan.
f) Mediator pimpinan dengan bawahan.
2. Terhadap bawahan/karyawan :
a) Membantu
memberikan motivasi kepada karyawan lain.
b) Mediator
antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
c) Membantu/memfasilitasi
bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
d) Memberikan
rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka
C. Jenis-Jenis Jabatan Sekretaris
1. Berdasarkan Ruang Lingkup dan Tanggung Jawab:
a) Sekretaris Eksekutif (Sekretaris Organisasi): Merupakan Sekretaris untuk satu unit organisasi. Berfungsi sebagai manager, karena secara
langsung menjalankan fungsi manager eksekutif yang memiliki bawahan. Contoh:
Business Secretary, Company Secretary, Sekretaris Dewan, Sekretaris Daerah,
Sekjend PBB, dll.
b) Sekretaris Pimpinan (Private Secretary) : Merupakan pegawai atau staf organisasi atau perusahaan karena
diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan.
c) Sekretaris Pribadi : Sekretaris
pribadi bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi
diangkat dan digaji oleh perorangan.
2. Berdasarkan
Kemampuan Dan Pengalaman Kerja:
a) Sekretaris Senior : Sekretaris
yang sudah memiliki banyak pengalaman dan dapat menyelesaikan sendiri masalah
yang timbul saat melakukan pekerjaan.
b) Sekretaris Yunior : Sekretaris
yang baru memulai karirnya dan belum mempunyai banyak pengalaman.
D. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris
Pada
dasarnya tanggung jawab seorang sekretaris adalah sama yaitu membantu
tugas-tugas pimpinan,baik wanita maupun maupun pria, tidak ada perbedaan
diantara keduanya. Tugas dari seorang
sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 8 macam sebagai berikut :
1. Tugas-tugas
rutin, Yaitu tugas-tugas yang harus diselesaikan setiap harinya tanpa menunggu
perintah,perhatian khusus maupun pengawasan khusus,diantaranya adalah membuka
surat-surat yang masuk, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menangani
telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan.
2. Tugas-tugas
khusus, Yaitu tugas-tugas dari pimpinan yang
membutuhkan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapat, pertimbangan,
dan pengalamannya.tugas tersebut bisanya diberikan karena ada unsur kepercayaan
bahwa sekretaris dapat menympan kerahasian tugas.Semisal membuat konsep surat
perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat
rahasia,menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian cinderamata, mengurus
perjalanan dinas pimpinan dan sebagainya.
3. Tugas
istimewa, Yaitu tugas-tugas yang menyangkut
keperluan pimpinan,diantaranya :
a) Membetulkan
letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan.
b) Bertindak
sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasinya.
c) Bersama-sama
atau mewkili seseorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan
kegiatan lain.
d) Mengingatkan
pimpinan untuk membayar iuran atau asuransi dari suatu badan.
e) Menghadiri
rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan
bisnis.
f) Mengadakan
pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat
dan sarana kantor.
4. Tugas
resepsionis, Yaitu tugas sebagai penerima tamu,antara lain :
a) Menangani
telepon serta mencatat pesan-pasan lewat telepon.
b) Menerima
tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
c) Mencatat
janji-janji untuk pimpinan.
d) Menyusun
kerja sehari-hari pimpinan.
5. Tugas
keuangan, Yaitu tugas mengelola keuangan,meliputi :
a) Menangani
urusan keuangan pimpinan dengan bank.
b) Membayar
rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nam pimpinan.
c) Mengurus kas
kecil,yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluara rutin sehari-hari
yang jumlahnya relatif kecil.
6. Tugas sosial,
Yaitu tugas
amal atau kemasyarakatan,antara lain :
a) Mengurus
rumah tangga kantor pimpinan.
b) Mengatur penyelengaraan
respsi untuk kantor beserta pengurusan udangan.
c) Menyumbang
untuk amal.
7. Tugas
insidental, Yaitu tugas-tugas yang dilaksanakan pada waktu dan
keadaan tetentu, antara lain :
a) Menyiapakn
agenda rapat,menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
b) Membuat
ikhtisar dari berita atau karangan yang temuat dalam surat kabar, majalah,
brosur yang ada kaitannya dengan perusahaan.
c) Mengoreksi
bahan-bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan datar
yang di konsep pimpinan.
d) Mewakili pimpinan
dalam berbagsi resepsi atau pertemuan.
e) Membantu
penerbitan intern organisasi.
8. Tugas
sekretaris dalam business meeting, Yaitu tugas sekretaris dalam
mengorganisir suatu peretemuan bisnis.
Sedangkan tanggung jawab seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1.
Seorang sekretaris harus mempunyai komitmen terhadap
pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja
perusahaan.
2.
Seorang sekretaris harus berusaha untuk terus
meningkatkan pengetahuan,meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan.
3.
Seorang sekretaris harus bertanggug jawab atas
behasilnya perusahaan tempat ia bekerja.
4.
Sekretaris sebagai perantara pimpinan dalam transaksi.
E. Keterampilan yang sangat penting bagi sekretaris
1. Tata usaha umum : pengetahuan kearsipan,penggndaan warkat dan perlengkapan kantor lainnya.
2. Bahasa : bicara dan menulis,tata bahasa dan aturan ejaan.
3. Mesin : berbagai mesin perkantoran yang lazim.
4. Angka : kemampuan berhitung.
5. Hubungan masyarakat : tehnik-tehnik yang berhubungan dengan publik yang menimbulkan kesan baik
seperti mendengarkan pembicaraan secara cermat dan bekerja secara efisien.
6. Steno : menulis dengan huruf steno untuk mencatat dikte atau pembicaraan
telepon.
7. Telepone : pemakaian telepone yang tepat.
8. Pengetikan : pemakaian mesin TIK yang tangkas.
F. Keprofesionalan Sekretaris
Seorang
sekretaris dapat dikatakan peofesional apabila ia memiliki sejumlah
kompetensi yang mendukung profesionalitasnya.Sekretaris profesional, tidak
hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi
juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk
berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi.Cara menjadi sekretaris yang professional antara lain:
1. Menampilkan Citra Perusahaan.Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris
adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra
perusahaan yang baik;
2. Baik dan Bertanggung Jawab. Sekretaris juga harus ramah,
baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos
tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor;
3. Pandai Menjaga Rahasia. Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos,
Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang
Bos;
4. Tahu Teknologi“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris
juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi;
5. Tahu Accounting dan Pembukuan. Accounting dan pembukuan juga
harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor;
6. Harus Bisa Bahasa Asing. Menguasai bahasa asing adalah
nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya
sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari
luar negeri;
7. Mempelajari Karakter Bos. Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan
mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus
memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena
itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan;
9. Pandai Berbicara di Depan Publik. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi
menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara
dengan publik atau pada saat meeting.
G. Syarat – Syarat Sekretaris
Yang Baik
1. Personality : Diantaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan
baik, jujur, loyal, pandai bicara, sopan dan bias menjaga image perusahaannya.
2. General Knowledge : Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan
perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special Knowledge : Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang
sekretaris.
4. Skill and Technic : Diantaranya meliputi kemampuan mengetik, korespondensi, stenografi
(sekarang bukan syarat mutlak) dan filing.
5. Practice : Kemampuan melaksanakan tugas sehari – hari seperti menerima telephone,
menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan, dll.
H. Faktor-Faktor Penghambat
Seorang Sekretaris Diera Globalisasi
1. Kurangnya keterampilan seseorang sekretaris dalam berkomunikasi secara
efektif;
2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterprestasikan
dan memanfaatkaninfornasi;
3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasi masalah dan pencarian
solusi;
4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas;
5. Kemampuan dalam mengembangkan Skill Human Relation;
6. Tanggung jawab dalam bekerja;
7. Kurangnya wawasan dalam pengetahuan seorang sekretaris.
I.
Cara Menghadapi Tantangan Global Bagi Sekretaris
1. Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai
sekretaris;
2. Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaan;
3. Terampil dalam memakai alat-alat kantor yang berteknologi tinggi;
4. Terampil dalam mengolah kantor;
5. Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain;
6. Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa
internasional.
J.
Manajemen
Fungsi manajemen perkantoran menurut
Terry,G.dalam Buku Manajemen Perkantoran
Modern (1992) kegiatan kantor bagi sekretaris dalam menunjang organisasi meliputi kegiatan Planning
(perencanaan), Organizing (pengorganisasian) dan pengendalian kegiatan kantor bukan organisasi
secara keseluruhan, oleh karena itu seorang sekretaris professional yang diberi
kepercayaan oleh pimpinan harus pandai mengelola waktu. Setiap aktivitas kantor aspek waktu dalam
perencanaan dapat bersifat jangka panjang, menengah atau
jangka pendek. Oleh karena itu manajemen waktu menjadi salah satu sumber daya yang unik dan harus dikelola secara
efektif dan efisien sesuai tujuan yang sudah ditetapkan.
1. Fungsi
perencanaan .
Seorang
sekretaris dituntut untuk bekerja secara efektif dan efisien. Untuk itu perlu dibuat
rencana kerja yang meliputi: perencanaan kegiatan untuk jangka panjang dan
jangka pendek. Sarana yang dipakai misalnya buku harian, agenda kerja harian
maupun jadwal kerja. Adapun langkah-langkah kerja sekretaris antara lain :
a)
membuat skala prioritas tentang
pekerjaan yang mendesak untuk segera diselesaikan harus mendapat prioritas utama.
b)
fokus pada pekerjaan yang sedang
diselessaikan,
c)
tentukan deadline yang realistis,
d)
pendelegasian tugas-tugas yang dapat
dikerjakan orang lain ,
e)
jangan malu bertanya jika menghadapi
kesulitan,
f)
hindari berbagai timbunan pekerjaan
(menunda pekerjaan),
g)
jangan segan-segan mengatakan tidak
kalau memang tidak sanggup mengerjakannya.
Selain
melaksanakan beberapa langkah dasar kerja tersebut, dalam membuat perencanaan
perlu memperhatikan faktor- faktor sebagai berikut:
a)
Rasional artinya perencanaan harus
disusun dengan akal sehat,
b)
Factual yaitu didasarkan pada kondisi
yang nyata,
c)
Fleksibel :dapat menyesuaikan diri
terhadap perubahan-perubahan yang terjadi,
d)
Berkesinambungan. Secara komprehensif
pekerjaan yang akan dikerjakan dan rumusan tertulis sebuah rencana dan harus
memperhatikan prioritas hubungan antar aktifitas yang akan dikerjakan sendiri
serta didelegasikan
2.
Fungsi Pengorganisasian
Pengorganisasian
merupakan rangkaian aktivitas yang didalamnya menentukan batas wewenang,
serta pembagian tugas antar karyawan untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan
secara efisien dan efektif. Setelah pengorganisasian terjadi maka penggerakan
pun dilakukan yang mencakup pelaksanaan sendiri dan pemberian motivasi
kepada pemegang delegasi Faktor yang harus diperhatikan dalam
pengorganisasian ada dua hal yaitu: (1) Pembagian kerja dan Delegasi, (2)
Koordinasi terhadap pekerjaan yang ada.
Seorang
sekretaris diharapkan mampu menguasai metodedan menggerakkan pegawai, kerja
sama dan mendistribusikan pekerjaan sesuai kemampuan dan skill yang dimiliki
karyawan/bawahannya.”The Right Man on The Right Place” Dalam pembagian kerja
dan pendelegasian ini seorang sekretaris harus memperhatikan sumber daya manusianya
maupun sumber daya yang lain yang dimiliki seperti modal, material, metode maupun
hal keuangan. Dengan kata lain: keberhasilan seorang sekretaris dalam mewujudkan
tujuan perusahaan/kantor tergantung pada sekretaris dalam ribusikan menjalankan
fungsi kepemimpinannya dalam kaitannya dengan penyelenggaraan manajemennya.
3.
Fungsi Pengawasan
Fungsi
pengawasan ini dimaksudkan agar para karyawan, peralatan dan prosedur kerja
dapat berjalan efektif, sehingga mampu mewujudkan hasil kerja yang maksimal dan
waktu yang relative singkat. Hal yang cukup penting dan tidak boleh dilupakan
oleh seorang sekretaris yaitu memberikan reward terhadap keberhasilan
karyawan. Demikian juga dalam mengelola aktivitas kantor, sekretaris perlu
melakukan pengawasan secara internal (langsung) terhadap karyawan-karyawannya
yang diberi tugas, untuk mengetahui hasil yang diharapkan sudah sesuai dengan
standar waktu, maupun kualitas pekerjaannya. Dengan kata lain aktivitas
pengawasan merupakan tindakan koreksi terhadap proses yang menyimpang dari
tujuan yang sudah ditetapkan. Jika waktu yang direncana belum habis sedangkan
pekerjaan telah tuntas seyogyanya dipergunakan untuk menambah kuantitas,
merencanakan pekerjaan selanjutnya dan atau investasi waktu. Pendek kata,
kualitas manajamen waktu berpedoman kepada empat indikator, yaitu: tetap merencanakan,
tetap mengorganisasikan, tetap menggerakkan, dan tetap melakukan pengawasan.
Empat prinsip tersebut, applikabel dalam semua pekerjaan. Variasi terjadi dalam
kerumitan dan kecepatan setiap tahap dilakukan. Perencaaan jangka panjang jelas
lebih rumit dan relatif lama dari perencanaan jangka pendek, bahkan karena
begitu pendeknya dimungkinkan perencanaan begitu singkat yang berlangsung dalam
hitungan detik.
Dengan menjalankan
beberapa fungsi manajemen perkantoran tersebut diharapkan semua pekerjaan
sekretaris baik sifatnya rutin, khusus maupun yang sifatnya kreatif dapat terlaksana
dengan baik dengan waktu yang efektif.
K.
Manajemen
Waktu
Apakah definisi dari manajemen waktu? Manajemen waktu adalah
cara atau proses dalam merencanakan, mengelola dan melatih kesadaran diri
terhadap lamanya waktu yang digunakan untuk mengerjakan satu pekerjaan,
terutama untuk meningkatkan keefektifitasan, efisiensi, dan produktivitas suatu
pekerjaan.
Manajemen waktu yang baik adalah tentang
prioritas yang tepat. Kualitas pekerjaan Anda tergantung pada manajemen yang
cerdas dari waktu Anda dan bukan oleh jumlah energi yang Anda gunakan pada apa yang anda lakukan.
Menurut Atkinson, mendefinisikan manajemen waktu sebagai suatu jenis
keterampilan yang berkaitan dengan segala bentuk upaya dan tindakan seorang
individu yang dilakukan secara terencana agar individu tersebut dapat
memanfaatkan waktunya dengan sebaik-baiknya.
Dalam
perkembangannya tuntutan terhadap sekretaris menjadi berbeda dan menempatkannya pada fungsi yang strategis demi
kemajuan perusahaan. Ini menunjukkan bahwa
pimpinan / perusahaan memberi kesempatan yang luas bagi sekretaris untuk berkembang dan menduduki posisi yang strategis
memasuki puncak kariernya.
Menurut
psikolog Emma Donaldson Feilder manajemen waktu yang baik adalah focus pada tugas-tugas yang sudah menjadi
tanggungjawabnya baik dalam pekerjaan atau gaya
hidup secara keseluruhan serta dalam mencapai keseimbangan gaya hidup yang diinginkan. Beberapa cara yang dapat dilakukan oleh
seorang sekretaris dalam menajemen waktu
di kantor sebagai berikut (a) Memahami peran dan tanggung jawab di kantor; (b) Prioritas pekerjaan yang penting; (c) Buat daftar
dan waktu mengerjakan; (d) Jangan menunda
pekerjaan; (e)melakukan tugas dengan segera.
L.
Upaya Mengelola Waktu yang Baik
Bagi Sekretaris
Kehadiran
keprofesionalan seorang sekretaris saat ini sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan
untuk menunjang pekerjaan kantor, karena maju mundurnya suatu perusahaan tergantung
kecakapan yang dimiliki oleh seorang sekretaris terlebih dalam memanage waktu.
Susanto, AB.(1997) Beberapa upaya yang dapat dilakukan sekretaris dalam mengelola
waktu agar efektif dalam menjalankan tugas-tugas kantor adalah sebagai berikut:
1. Membuat
Daftar Catatan Waktu. Catatan waktu untuk mengerjakan
tugas-tugas kantor minimal satu minggu. Sebab keterlambatan dalam mencatat akan
menghambat pekerjaan-pekerjaan kecil yang sudah dilakukannya.misalnya menjawab
telepon atau menghubungi klien yang sudah ada janji temu dengan pimpinan, kapan
harus menghadiri undangan di luar kantor dsb
2. Waktu
Kerja : dapat direncanakan secara harian, mingguan,
bulanan atau tahunan. Agar hasil kerja dapat maksimal baik dalam standar
kualitas maupun kuantitas. Kemudian dibuat skala prioritas pekerjaan. Misalnya
Tugas dengan Prioritas A yaitu untuk urusan yang penting dan mendesak.
Prioritas B yaitu urusan penting tetapi tidak mendesak, didelegasikan pada
orang lain. Sedangkan C urusan tidak penting tapi mendesak dan segera
didelegasikan. Usahakan agar setiap menyusun jadwal, untuk setiap waktu yang
telah ditentukan telah disiapkan dengan target dan sasaran yang ingin
diperoleh. Misalnya jika ada jadwal untuk rapat, maka usahakan agar dalam
jadwal yang telah dibuat dicantumkan target dari rapat yang ingin dicapai,
sehingga rapat dapat berjalan yang lebih efisien.
3. Harus
memiliki komitment tinggi
untuk tidak menggunakan jam karet. Sudah menjadi budaya
yang jelek di lingkungan kita dengan tidak tepat waktu berdasarkan jadwal yang
telah disepakati. Kebiasaan ini tentu sudah kita ketahui adalah kebiasaan yang
super jelek yang harus ditinggalkan. Jika kita sudah mebuat jadwal dengan waktu
tertentu, maka kita harus mengerjakannya dengan tepat waktu. Kecuali jika
memang ada urusan lain yang super penting. Namun perlu diingat, kita harus
membuat jadwal yang se-realistis mungkin, sebagai contoh jika kita bisa maksimal
sampai di kantor jam 8 pagi, maka jangan membuat jadwal pada jam 7 pagi. Perlu
dipertimbangkan faktor halangan lainnya semisal kemacetan, pola bangun pagi
dll.
4. Harus
realistis. Sebaiknya buatlah jadwal dengan
pertimbangan yang matang sehingga dapat dijalankan dengan benar. Jangan missal
rapat biasanya normal diadakan minimal berlangsung 1 jam lalu kita buat jadwal
rapat hanya 30 menit. Agar lebih realistis lagi, jika mumungkinkan tambahkan
waktu sekitar 10 hingga 20 persen sebagai waktu jeda, hal ini bertujuan untuk
mengatisipasi hal-hal yang tidak diduga sebelumnya.
5. Memanfaatkan
teknologi. Jika dalam jadwal melibatkan kontribusi dengan
orang lain, maka sebisa mungkin tidak ada salahnya untuk mengusahakan melakukan
konfirmasi ulang ke orang yang bersangkutan. Manfaatkan kemajuan teknologi,
dapat meminta konfirmasi orang lain tersebut missal dengan menggunakan email,
sms, dll. Hal ini sangat berguna untuk mencegah kita dari kerugian waktu.
6. Melakukan
sikap ambil alih. Misal kita sudah selesai rapat, tentu
jarang sekali dapat kesempatan untuk langsung mengerjakan jadwal berikutnya.
Terkadang kita sering ngobrol dengan rekan kerja untuk beberapa saat, oleh
karena itu disini fungsinya kita menyisihkan waktu jeda tambahan dalam setiap
jadwal antara 10-20 persen. Namun terkadang obralan yang diluar jadwal tersebut
melebar -mana dan melebihi dari waktu cadangan tambahan yang telah kita
sisipkan dijadwal. Menghadapi situasi seperti ini, kita harus bisa tegas untuk
meminta ijin menyudahi pembicaraan.
7. Melakukan
analisa. Setelah seharian kita menjalankan aktivitas dan
berusaha konsisten dengan jadwal yang kita buat, maka sebaiknya sesaat sebelum
tidur dilakukan analisis secara keseluruhan. Hal ini bertujuan agar untuk hari
selanjutnya kita dapat menjalankan jadwal yang telah dibuat dengan lebih baik
lagi.
M.
Manajemen Waktu Menunjang Pekerjaan Sekretaris
Dengan
mencermati tugas – tugas sekretaris yang cukup kompleks dewasa ini, maka
manajemen waktu yang baik sangat dibutuhkan oleh seorang sekretaris dalam
mengemban profesinya. Adapun manfaat manajemen waktu seorang sekretaris dalam menjalankan
tugastugasnya adalah sebagai berikut:
1.
Membantu sekretaris mengatasi masalah
pekerjaan yang dihadapi dalam waktu yang singkat
2.
Sekretaris dapat berpikir lebih kreatif
dan optimal karena bisa merubah kebiasaan yang suka menunda.
3.
Sekretaris dapat meningkatkan rasa
kepercayaan yang diberikan oleh pimpinan
4.
Mengurangi stress karena tanpa diiringi
manajemen waktu yang baik, maka sangat rentan bagi seorang sekretaris terhadap
menumpuknya pekerjaan yang kurang terorganisasi dengan baik. Padahal, stres akibat
pekerjaan yang menumpuk akan sangat mempengaruhi performa seorang sekretaris.
Stres kerja akibat manajemen waktu yang kurang baik, akan dapat mempengaruhi
menurunnya atau bahkan hilangnya motivasi dan berdampak pada prestasi kerja.
5.
Keputusan untuk menjadi seseorang yang
memiliki karir tentunya tak mudah karena ada banyak hal yang dipertaruhkan,
apalagi bagi seorang wanita. Pilihan sebagai seorang sekretaris tidaklah mudah
karena banyak hal yang harus dipertimbangkan melihat kondisi kerja dan banyak
waktu yang harus diluangkan untuk melaksanakan pekerjaan dan juga untuk membagi
waktu dengan keluarga.
6.
Waktu yang proporsional untuk diri dan
keluarga. Keputusan untuk menjadi seseorang yang memiliki karir tentunya tak
mudah karena ada banyak hal yang dipertaruhkan, apalagi bagi seorang wanita.
Pilihan sebagai seorang sekretaris tidaklah mudah karena banyak hal yang harus dipertimbangkan
melihat kondisi kerja dan banyak waktu yang harus diluangkan untuk melaksanakan
pekerjaan dan juga untuk membagi waktu dengan keluarga.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan
uraian tentang manajemen waktu menunjang pekerjaan sekretaris di atas maka dapat
diambil simpulan sebagai berikut:
1.
Manajemen waktu sebagai kemampuan yang
sangat diperlukan oleh sekretaris dalam menentukan dan melaksanakan seluruh
pekerjaan dengan tujuan yang jelas dengan batasan waktu yang jelas, baik dalam
kehidupan professional maupun pribadi.
2.
Agar pekerjaan sekretaris yang bersifat
rutin, khusus maupun tugas kreatif dapat dilaksanakan secara tuntas dan berkualitas,
maka dibutuhkan manajemen waktu secara efektif tanpa kehilangan esensi
bisnisnya.
3.
Dengan manajemen waktu yang baik
sekretaris dapat menciptakan keseimbangan dan keselarasan kehidupan kantor dan
keluarganya.
B. Saran
Jadilah seorang sekretaris yang bertanggung jawab
baik itu terhadap atasannya maupun bawahannya dan tugas-tugasnya pula. Seorang
sekretaris juga harus pandai-pandai untuk memanaj situasi yang ada di
perusahaan tersebut .Kunci dari manajemen waktu adalah perencanaan (planning)!
Tanpa ini, anda tidak akan pernah berhasil menata waktu apalagi meraih hasil
optimal. Betapapun enggannya anda karena terkesan membosankan, namun menyusun
daftar panjang kegiatan ini-itu yang harus dilakukan, menyisihkan waktu sejenak
untuk berpikir mana dari daftar itu yang harus dipilih terlebih dahulu untuk
dilaksanakan esok hari, lusa, minggu depan atau bulan depan, adalah momen
paling kritis bagi anda untuk mengontrol waktu ‘hidup’ anda sendiri.
DAFTAR PUSTAKA
The Liang Gie. 1991. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat. Yogyakarta: Liberty,
Yogyakarta
Fanny
Rantee. 2011. Bahan seminar “Profesionalisme
Profesi Sekretaris di Era Globalisasi” Madiun. Modul Magistra Utama.
Jurnal STIE Semarang, Vol 4, No 3, Edisi Oktober
2012 (ISSN : 2252-7826)
http://anneahira.com
http://kesekretariatan12.blogspot.com/2012/09/definisi-sekretaris.html
Categories:
